Todoist, el mejor gestor de tareas

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Conozcamos una aplicación de listas de tareas que tiene soporte para casi todas las plataformas y que hace que completar tareas sea divertido y adictivo Leer más

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Soy programador web y estudiante de Sistemas. Creé Mentes Liberadas para compartir consejos, recursos y herramientas para la escuela y la universidad. Vivo en Buenos Aires, Argentina.

Hoy vamos a hablar sobre Todoist, el cual considero el mejor gestor de tareas y del cual escribí hace mucho. Pero antes de meternos de lleno con esta excelente app, me gustaría repasar algunos aspectos sobre la gestión de tareas y la productividad.

Continuamente estoy escribiendo sobre productividad en Mentes Liberadas. Organizarse es vital para lograr cualquier objetivo que nos propongamos, ya sea en la universidad, en el trabajo, en algún proyecto en particular o en la vida en general. Desde grandes metas como por ejemplo darle la vuelta al mundo, hasta lo más cotidiano como ir a comprar el pan. La organización tiene como objetivo aprovechar el tiempo de la mejor manera, para luego dedicarlo a cosas que nos gusten.

En materia de productividad y gestión de tareas, varias veces hemos hablado de la metodología GTD de David Allen. Hoy no pretendo volver con eso, pero sí, con algo vinculado: la gestión de tareas. Gestionar las tareas es algo tan sencillo como anotar lo que hay que hacer y luego, al hacerlo, ir tachándolo. Eso sería lo que llamamos una lista de tareas y para implementar esta técnica simple de organización alcanza con un lápiz y una hoja.

Sin embargo, hoy en día, podemos hacer uso de la tecnología y tener potentes herramientas de gestión de tareas en nuestro teléfono móvil, en la tablet o en una PC. Este tipo de software generalmente incorpora funciones adicionales que hacen que organizar y realizar tareas sea algo rápido, divertido e incluso adictivo. Hoy en día todos los gestores de tareas intentan motivar al usuario a mejorar la productividad.

Los gestores de tareas en la actualidad

Hay muchos gestores de tareas ahí afuera. ¿Cuál elegir? En principio, el que les guste más. Durante años usé Wunderlist, pero recientemente Microsoft, quien había comprado la empresa que lo desarrolla, anunció que lo reemplazará y dio a conocer algunos detalles de esta nueva herramienta que se llamará Microsoft To-Do. Solo les puedo decir que no está a la altura de Wunderlist y que la única ventaja que incorpora es poder integrarse con otras herramientas de la plataforma de Microsoft.

Tras enterarme de la noticia del fin de Wunderlist me lancé en la búsqueda de un nuevo gestor de tareas que colmara mis expectativas. Instalé muchos y ninguno me cerró de entrada. Finalmente me quedé con el mejor de todos, Todoist, aunque lo hice por descarte. Con el correr de las semanas fui descubriendo las potencialidades de esta app y finalmente, a dos meses de haber comenzado a usarla, ahora ya no puedo vivir sin ella (bueno, quizás exagero un poco) y terminé dándole más uso que a Wunderlist.

gestor de tareas

Todoist, en líneas generales

Comencemos aclarando que Todoist es gratuito, está disponible en español y tiene una versión premium con opciones adicionales. Basta con crear una cuenta y ya con la versión gratuita podemos hacer la mayoría de las operaciones básicas de cualquier gestor de tareas, aunque esto no incluye las alarmas, que se encuentran disponibles únicamente en la versión premium. Este es claramente un punto en contra si lo comparamos con Wunderlist.

todoist bandeja de entrada

A grandes rasgos, Todoist permite hacer lo mismo que cualquier gestor de tareas. Cargarlas y marcarlas como hechas. Como muchos de ellos también permite clasificar las tareas en distintas categorías. Esto es algo que se potencia si implementan las listas de tareas que describe David Allen en GTD. También soporta la carga de subtareas y una búsqueda rápida de tareas.

agregar tarea todoist

En Todoist cada lista es un Proyecto y cada tarea tiene una descripción y una fecha de vencimiento. Hay una Bandeja de Entrada que es adonde van a parar todas las tareas que no tienen un proyecto asignado.

todoist fecha de vencimiento

Se pueden establecer tareas repetitivas para ejecutarlas una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes (para ello hay que escribir la palabra ‘cada’ cuando se carga la tarea). Esta opción es muy versátil y depende como uno escriba la regla puede tener miles de combinaciones. Por ejemplo: se puede escribir “cada 3 semanas escribir una entrada en el blog”.

todoist tarea repetitiva

Una opción interesante es la de agregar una dirección web como tarea. Seguramente les ha pasado de encontrarse navegando y querer dejar algo para leer o consultar más tarde. Todoist tiene una opción específica para agendar enlaces.

agregar url todoist

Para estar bien organizados disponemos de dos vistas principales: Hoy, con las tareas que vencen en el día y Próximos 7 días: con las tareas próximas a vencer, lo cual nos da un panorama de lo que viene. Además de estas dos, podemos ver las tareas por proyectos.

vistas proyectos todoist

Ventajas de todoist

Hay una serie de características especiales que hacen de Todoist el mejor gestor de tareas del momento. Vayamos conociendo cada una de ellas.

Plataformas soportadas

Todoist tiene una versión web a la que se puede acceder directamente desde cualquier navegador. Pero también tiene versión para teléfonos y tablets Android e incluso para Android Wear. No se queda atrás en relación con Apple. Tiene versión para iOS, iPhone, iPad y Apple Watch. Incluye también una versión nativa para Windows y extensiones para los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox y Safari. Además, se puede integrar con Gmail y con Outlook a través de plugins, o enviando mails (¡Sí, mandar un mail para cargar una tarea!).

Todoist plataformas

Adicionalmente hay un repositorio no oficial para instalar una versión nativa para Linux. Si bien no me funcionó correctamente cuando la probé, quizás en el futuro la puedan mejorar y así estar disponibles en todas las plataformas.

Personalmente utilizo la app de Android para tablets y para celulares combinada con el plugin de Google Chrome. Este último es seguramente es el que más uso y con el que más me siento cómodo ya que trabajo constantemente sentado frente a una PC.

Interfaz de usuario

En este apartado quiero hacer énfasis principalmente en la usabilidad. Tengo que advertirles que al principio cuesta un poco entender el funcionamiento de la app para poder sacarle el mayor provecho. Esto tiene incluso más peso si vienen de utilizar algún otro gestor de tareas.

Desde el punto de vista del diseño, Todoist es simple y minimalista, como se acostumbra actualmente. Tiene colores sobrios y predomina el blanco. El tema es configurable. Se puede cambiar el esquema por otros con colores: rojo, mandarina, negro, neutro, girasol, trébol, arándano, cielo, amatista y grafito. Al elegir el tema se cambia solamente el color principal, siendo siempre el blanco el de fondo. A su vez, para identificarlo mejor cada proyecto puede asociarse a un color en particular.

todoist ui ux

Los íconos juegan un rol destacado. Aquí, debo decir, quizás al principio confunden un poco. La postergación de tareas es algo bastante habitual cuando uno gestiona su tiempo. Todoist tiene una serie de opciones rápidas para pasar la tarea a otro momento: fecha sugerida, hoy, mañana, la próxima semana, en un mes o fecha personalizada. Cada una de estas opciones está representada con un ícono y lleva un poco de tiempo asociar de un vistazo cuál corresponde a cada uno.

Las animaciones y las transiciones son rápidas, y no hacen perder tiempo para ganar suavidad y ampulosidad.

Atajos de teclado

Los atajos de teclado cuando se utiliza la versión de computadora son lo mejor que tiene Todoist. En la extensión de Chrome o en la versión web, por ejemplo, basta con apretar la tecla ‘q’ para cargar una nueva tarea. Luego, el formulario de carga de la tarea acepta palabras clave como ‘hoy’ y ‘mañana’ definiendo en la misma carga la fecha de vencimiento.

De la misma forma se puede usar el caracter # para disparar un autocompletar con el nombre del Proyecto. El caracter @ funciona de la misma manera pero para etiquetas. De esta manera, al cargar una tarea podemos ya definir a qué proyecto corresponde y con qué fecha de vencimiento.

Notificaciones

Por defecto Todoist nos envía a la mañana una notificación push al celular o tablet con el resumen de tareas para realizar durante el día. Esta opción puedes deshabilitarse claro está o configurarse para que esa notificación llegue en un horario predeterminado. También puede configurarse el sonido de las notificaciones y la vibración del dispositivo.

También tenemos notificaciones si configuramos alarmas para las tareas.

Trabajo en equipo

Todoist está diseñado para poder ser usado en conjunto. Esto es interesante para trabajos en grupo en la escuela o en la universidad y también para trabajar. Los proyectos se comparten y de esta forma todos pueden acceder para ver las tareas.

Se pueden añadir comentarios a las tareas (solo en la versión premium) y hacer una especie de foro para cada una. El comentario mismo puede ser texto (con emoticones), un adjunto o incluso se puede grabar un mensaje de voz.

Cada proyecto tiene su informe de actividad para saber qué se hizo con cada tarea y quién lo hizo. Todo puede ser perfectamente visible con Todoist para evitar que alguna tarea quede perdida o que alguien no quiera hacerse cargo de nada.

todoist actividad

Karma

Con el objetivo de mantener motivado al usuario Todoist incorpora opcionalmente el Karma. Esto es nada más y nada menos que algo de gamificación aplicado a la productividad.

karma todoist

Sumamos puntos al completar tareas y acumulamos rachas, subiendo de nivel. Los niveles en Todoist son:

  • Principiante: 0 a 499 puntos de karma
  • Novato: 500 a 2499 puntos de karma
  • Intermedio: 2500 a 4999 puntos de karma
  • Profesional: 5000 a 7499 puntos de karma
  • Experto: 7500 a 9999 puntos de karma
  • Maestro: 10000 a 19999 puntos de karma
  • Gran Maestro: 20000 a 49999 puntos de karma
  • Iluminado: más de 50000 puntos de karma

¿Para qué sirve esto? ¿Se cambian los puntos por premios? No, claro que no. Esto es para jugar, para divertirse y para intentar superarse. Para que realizar tareas sea entretenido y nos esforcemos incluso un poquito más para aumentar la productividad.

Versión Premium

Ya les comenté que no todas las opciones de Todoist son gratuitas. Alarmas, etiquetas, filtros, subida de archivos y otras opciones están restringidas para la versión Premium. Yo creo que se puede aprovechar la aplicación de forma gratuita sin necesitar de ir por la paga. Para ello, hay que aprender a vivir sin alarmas, que es quizás la herramienta que más se siente que falta en esta versión.

Sin embargo, si les gusta y creen que vale la pena, pueden optar por la versión paga. El plan de cuenta Premium permite etiquetas y alarmas, añadir tareas vía correo electrónico, subir archivos y comentar tareas, seguimiento de actividad y gráficos de productividad. Incluye también la posibilidad de hacer copias de seguridad de forma automática. Nos deja 200 proyectos activos y 25 personas por proyecto (la versión gratuita igual nos deja 80 proyectos y 5 personas por proyecto, lo cual ya es mucho).

todoist graficos

El plan Premium vale, al momento de escribir este artículo, U$S 28.99 dólares al año. Puede ser barato o muy caro de acuerdo a las necesidades que tenga cada uno.

Si pertenecen a alguna sociedad sin fines de lucro, Todoist cobra solamente un 50% de su precio habitual. Pueden consultar más al respecto en la web oficial.

Enlace: Todoist




Soy programador web y estudiante de Sistemas. Creé Mentes Liberadas para compartir consejos, recursos y herramientas para la escuela y la universidad. Vivo en Buenos Aires, Argentina.

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